Document Capture
Digitalización certificada de documentos para Microsoft Dynamics NAV

Automatiza todos los procesos de flujo de trabajo, a partir de la recepción de un documento, hasta la aprobación de facturas de forma rápida, completa y eficaz.

Acelere su negocio con la digitalización de sus documentos

Si busca una solución sencilla, para la digitalización y registro automático de facturas y otros documentos en su empresa, Document Capture, digitalización certificada de documentos para Microsoft Dynamics NAV, es la respuesta. Esta solución diseñada en exclusiva para Dynamics NAV, está completamente integrada con todas las funcionalidades del sistema.

En cualquier empresa, se crean miles de documentos a cada minuto, a través de correos electrónicos, cartas, citas, confirmaciones de pedidos, contratos, convenidos, certificados, facturas de compra etc.  Escanea, extrae datos, registra y archiva todos los documentos pertenecientes a su empresa, a través de su potente motor OCR (Reconocimiento óptico de Caracteres).

Esta tecnología, permite la lectura y procesamiento de  documentos de texto y archivos PDF que se almacenarán digitalmente, permitiendo de esta forma, el acceso a los mismos con todo tipo de detalles en segundos, sin la necesidad de archivarlos de forma física.

Todo ello facilitará el flujo de trabajo y la aprobación, igualmente, de compras end-to-end, garantizando un control absoluto de las mismas y permitiendo a los usuarios la aprobación de facturas a través de su cliente de Microsoft Dyanmics NAV.

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Guía para la digitalización de documentos Document Capture

La transformación digital no es el objetivo, es la estrategia

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¿Qué es Document Capture?
Digitalización certificada de documentos para Microsoft Dynamics NAV

Digitalización certificada de documentos para Microsoft Dynamics NAV

Escaneo de documentos local o remoto (a través de escáneres en red)

Descarga y procesamiento automático de archivos PDF, sin necesidad de interacción del usuario

-Premiada tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Carácteres).

Plantillas inteligentes. Establezca una plantilla y Document Capture reconocerá el diseño

Motor de plantillas totalmente configurable para manejar múltiples tipos de documentos

Aprobación de compras end-to-end.

-Relación automática entre facturas de compra y pedidos de compra existentes

Aprobación de compras a través de un cliente NAV o un navegador WEB

Fácil y completo acceso a todos sus documentos a través del archivo digital.

Document Capture para Microsoft Dynamics NAV Document Capture para Microsoft Dynamics NAV

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Registro automático de documentos

Los documentos de texto y archivos PDF son leídos y procesados de forma automática por Dynamics NAV, usando la premiada tecnología OCR. Mediante el uso pre-definido de direcciones y carpetas de correo electrónico en un servidor de archivos, todos los documentos recibidos se descargan automáticamente, de la misma manera que pueden ser escaneados y procesados por dicha tecnología.

Archivo digital de documentos

El almacenamiento digital de documentos de Document Capture le permitirá acceder a los mismos con todo tipo de detalles en segundos, sin la necesidad de archivarlos de forma física.

Estos se almacenan en una parte integral de Microsoft Dynamics NAV, garantizando así la recuperación de facturas basadas en los datos utilizados en los campos NAV; además de facturas basadas en la información registrada en las facturas originales, como los números de referencia específicos, números de proveedor o números de serie.

Digitalización certificada de documentos para Microsoft Dynamics NAV
Digitalización certificada de documentos para Microsoft Dynamics NAV

Aprobación rápida, completa y eficaz

Document Capture proporciona una visión actualizada de todas las facturas pendientes de aprobación, de quién es el responsable de tal aprobación, el estado actual de la misma, comentarios, documentos adjuntos y mucho más – todo en tiempo real.

También cada aprobador puede asignar un aprobador sustituto en su ausencia, lo que significa que existe una mayor control sobre la contabilidad, garantizando así que todos los documentos siempre se aprueben en el momento adecuado.

Asegura un control sobre la contabilidad de su empresa

Document Capture incluye un avanzado conjunto de características para hacer coincidir de manera efectiva las facturas de compra con las órdenes de compra existentes. Esta tarea se puede realizar manualmente, o puede configurarse para ser realizado de forma automática. Igualmente se puede configurar los umbrales de cada proveedor, lo que determina si una factura se puede contabilizar de forma automática o necesita la aprobación.

Digitalización certificada

Document Capture, solución definitiva para el procesamiento de documentos dentro de Microsoft Dynamics NAV, ha recibido la homologación por parte de la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria).

De esta manera, el proceso de digitalización permite obtener copias digitalizadas de los documentos en papel que son válidas a nivel legal en todo el territorio español.

Ahorre tiempo, espacio y esfuerzo

Este proceso de digitalización certificada permite que los documentos originales en papel puedan ser destruidos y por tanto ya no solo se ahorre tiempo y esfuerzo, sino que ahora también se ahorre en espacio.

Además, se garantiza una base de datos de la cual se puede recuperar la factura digitalizada en cualquier momento, por ejemplo, a la hora de recibir una inspección o pasar una auditoría. De esta manera se garantiza una recuperación rápida y fiable de los documentos que agiliza los procesos administrativos.

Digitalización certificada de documentos para Microsoft Dynamics NAV

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Digitalización certificada de documentos para Microsoft Dynamics NAV

En muchas empresas la mayor parte de los procesos de negocio se encuentran fragmentados y aislados. Cada área o departamento cuenta con sistemas propios de “nicho” que no se comunican con el resto de aplicaciones corporativas. Habitualmente, estas aplicaciones son desarrollos a medida difícil de mantener con alto riesgo de obsolescencia tecnológica o procederán de diferentes proveedores y fabricantes, lo que complicará su uso, el mantenimiento, las actualizaciones y elevará los costes de propiedad

Esta falta de integración, impide a la Dirección de la compañía tener una visión cierta y real de lo que está sucediendo en el negocio, o del impacto en la cuenta de resultados o en tesorería, limitando la capacidad de las empresas para responder a los nuevos retos de un mercado cada vez más cambiante y que acorta los plazos para adaptarse a las nuevas condiciones.

El disponer de un software de gestión empresarial ERP (Enterprise Resource Planning) fiable y de reconocido prestigio es un factor crítico para poder tener foco en el negocio y no en la tecnología. La tecnología debe estar al servicio del negocio y permitir adaptarse rápidamente a las nuevas condiciones. la tecnología en ningún caso debe ser un lastre para su negocio.

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