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Creación de cuadros de mando en Excel, limitaciones

junio 6th, 2019 Posted by Arbentia, Dynamics 365, Microsoft, Power BI

Creación de cuadros de mando en Excel, limitaciones

El propósito de un panel de control empresarial es ayudarte a tomar decisiones rápidas y calculadas basadas en datos sin procesar. En lugar de combinar datos de diferentes aplicaciones y hojas de cálculo, un administrador debe poder abrir un panel y obtener rápidamente un estado visual actualizado de un proyecto específico.

Cuando cuentas con un panel de control que transforma tus datos y proporciona la visibilidad operativa oportuna, puedes evaluar, rastrear y responder fácilmente a los cambios que impactan en el rendimiento, sin preocuparte por que haya imprecisiones o errores. Esto puede aplicarse desde la elaboración de presupuestos hasta la gestión de proyectos e informes de ventas.

Desafortunadamente, en la vida real, muchos de nosotros no tenemos las herramientas o la tecnología adecuada para hacer que esto suceda. Entonces, cuando no podemos hacer algo dentro de nuestros sistemas de negocio actuales, ¿a dónde acudimos?

A la herramienta que todos conocemos: Excel.

5 problemas relacionados con la creación de cuadros de mando en Excel

Para crear un panel, solo necesitas poder crear diferentes gráficos, tablas y otros elementos visuales que te brinden una descripción general de tus datos. Como herramienta de análisis flexible y rentable, Microsoft Excel te ayuda a transformar tus datos en información útil.

Otra ventaja es que no requiere demasiado aprendizaje, a diferencia del software externo diseñado para la visualización de datos y la medición del rendimiento. Todo parece ser perfecto, hasta el momento en el que te encuentras con dificultades para crear, personalizar y mantener esos paneles en Excel.

Definitivamente, necesitas tener un cierto nivel de habilidad y una idea clara de lo que estás construyendo para obtener un panel de control funcional y no cometer errores. Pero, aparte de la habilidad y el tiempo necesario para crear un panel personalizado, existen 5 áreas de preocupación que surgen al confiar únicamente en Excel para la creación de paneles:

1. Consolidación de datos

Para crear un panel, tus datos deben existir en Excel. Esto significa que, si tienes múltiples fuentes de datos, necesitas importarlo todo en un libro de Excel y limpiarlo por tu cuenta. Esta es una de las mayores ventajas que obtendrás si inviertes en una solución de inteligencia empresarial.

2. Control de versiones

La mayoría de los gerentes querrán compartir un panel importante con su equipo, para que todos trabajen hacia un objetivo común. Sin embargo, la distribución de una hoja de cálculo de Excel puede tener algunos efectos secundarios, como la ruptura de ciertos gráficos o la falta de control de versiones.

3. opciones de personalización

Cuando se trata de personalizar un panel de control en Excel, tienes que confiar en el asistente de gráficos. A menos que tú mismo seas un Asistente de Excel, esto puede llevar mucho tiempo y tener limitaciones de formato. Definitivamente, no es una simple experiencia de arrastrar y soltar que puede proporcionar una solución de inteligencia empresarial.

4. Actualizaciones en tiempo real

Una de las principales desventajas de los informes basados en Excel es que no muestran los datos en tiempo real. A menos que cuentes con un desarrollador que pueda conectar Excel a una base de datos y actualizar automáticamente los datos, dependerás de tableros con datos antiguos.

5. Colaboración

Al desarrollar objetivos e identificar KPIs para un panel, es importante incluir a otros empleados y gerentes en estas discusiones más amplias. Al igual que el problema de los datos en tiempo real, puede ser difícil colaborar con otros miembros de tu organización al crear paneles en Excel.

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Ve más allá de Excel con Jet Analytics

Como cliente de Microsoft Dynamics, la mejor manera de comenzar a trabajar para mejorar el rendimiento y alcanzar tus objetivos más rápidamente es considerar una solución más robusta para manejar tus paneles de control. Al tener implementadas las mejores prácticas de administración de datos y contar con una solución de inteligencia empresarial que pueda conectar tus datos en una misma ubicación, podrás impulsar la toma de decisiones instantáneas y los ajustes del proceso.

Para poner la información correcta en las manos adecuadas, puedes diseñar y crear fácilmente un panel de KPIs seleccionando consultas y aplicando cálculos dentro de la propia herramienta de BI. La mayoría de las soluciones de BI vienen con una variedad de opciones de cuadros de mando y gráficos precompilados. En las soluciones de Microsoft Dynamics, los KPIs se pueden configurar a través de una herramienta Power BI  que use una conexión en vivo con las fuentes de datos, como Jet Analytics.

Fuente: Jet Global

¿Por qué ARBENTIA?

ARBENTIA es una firma internacional de consultoría de negocio y tecnologías de la información, cuya misión es ayudar a las empresas en sus procesos de transformación digital, procesos que orientan la estrategia, la cultura, los procesos y las capacidades de una organización para canalizar la disrupción creada por la economía digital.

Estos procesos de transformación son el medio para que las empresas materialicen sus estrategias y alcancen sus objetivos de negocio. ARBENTIA es Gold Partner en tecnologías Microsoft Dynamics. Con un equipo de 100 personas, ARBENTIA desarrolla proyectos a nivel internacional. Cuenta con oficinas en Madrid, Canarias, Galicia, Miami, México, Bogotá y Perú. ARBENTIA es miembro de PIPOL, la red internacional de Partners de Microsoft Dynamics.

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