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Productividad. La oficina sin papeles, ¿utopía o realidad?

agosto 16th, 2018 Posted by Arbentia, Dynamics NAV, ERP

ARBENTIA | Sistema para la gestión de la información | Document Capture

La oficina sin papeles, ¿utopía o realidad?

La gestión de la información en la organización se constituye como eje o primera palanca de la estrategia de transformación digital de las organizaciones

En la medida que las organizaciones avanzan en su desarrollo y crecimiento tecnológico, la producción, distribución y gestión de información se eleva en forma exponencial, dado que los medios de procesamiento, recibo, envío y distribución de información se han diversificado y masificado en la empresa. Sin embargo, la realidad es otra y da lugar a estadísticas asombrosas, sacadas de diversos estudios:

  • El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel.
  • El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros.
  • El 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo.
  • El documento promedio es copiado 19 veces.
  • El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.
  • El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden.
  • El 3% de los documentos están mal archivados.
  • El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.

Definitivamente, los números hablan por sí solos. Y esa es la razón por la cual hoy en día las empresas se preocupan por conocer el impacto real del uso, consumo y abuso del papel en sus operaciones para así cambiar la vieja manera de trabajar por un sistema más eficiente. Este cambio de mentalidad obedece a la necesidad y a los beneficios que ofrecen una oficina automatizada, una oficina sin papel, los cuales se traducen en productividad, eficiencia y ahorro.

El futuro hacia una oficina sin papel

 

La oficina sin papel, más que una utopía, un sueño o una historia, realmente debe ser una inversión sobre un sistema de gestión documental o sistema para la gestión de la información que permite centralizar la información de la organización, ayudando en la eliminación de información redundante o duplicada. De esta forma, se evitará la necesidad de distribuir copias impresas de un mismo documento a múltiples departamentos o empleados; pues una vez actualizado un documento en un entorno de red, la nueva versión está inmediatamente disponible para todos los que tengan acceso autorizado.

Sin embargo, es necesario ir un paso más allá para abordar la gestión de la información como eje de la estrategia de transformación digital de las organizaciones. En ARBENTIA, queremos presentarte Document Capture con Microsoft Dynamics NAV, la combinación líder para la digitalización automática de documentos, que permite mejorar la gestión e integración de facturas de compra y otros documentos a través de un lector OCR Reconocimiento óptico de Caracteres) y que cuenta con la certificación digital homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Inscríbete al webinar: Visión general y control total de tus documentos:

Fecha: Jueves 1 de Marzo a las 10:00h

¿Quieres conocer más acerca de este sistema para la gestión de la información?

¡Apúntate a nuestro webinar rellendo el formulario!

¿Qué es Document Capture?

Herramienta de digitalización certificada de documentos para Microsoft Dynamics NAV

¿Por qué ARBENTIA?

ARBENTIA es una firma internacional de consultoría de negocio y tecnologías de la información, cuya misión es ayudar a las empresas en sus procesos de transformación digital, procesos que orientan la estrategia, la cultura, los procesos y las capacidades de una organización para canalizar la disrupción creada por la economía digital.

Estos procesos de transformación son el medio para que las empresas materialicen sus estrategias y alcancen sus objetivos de negocio. ARBENTIA es Gold Partner en tecnologías Microsoft Dynamics. Con un equipo de 100 personas, ARBENTIA desarrolla proyectos a nivel internacional. Cuenta con oficinas en Madrid, Canarias, Galicia, Miami, México, Bogotá y Perú. ARBENTIA es miembro de PIPOL, la red internacional de Partners de Microsoft Dynamics.

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