¿Qué es Document Capture?
Si buscas una solución sencilla, para la digitalización certificada y registro automático de facturas y otros documentos en tu empresa, Document Capture es la respuesta. Esta solución diseñada en exclusiva para Microsoft Dynamics NAV y Navision (actualmente Microsoft Dynamics 365 Business Central), está completamente integrada con todas las funcionalidades del sistema.
En cualquier empresa, se crean miles de documentos a cada minuto, a través de correos electrónicos, cartas, citas, confirmaciones de pedidos, contratos, convenidos, certificados, facturas de compra etc. Escanea, extrae datos, registra y archiva todos los documentos pertenecientes a tu empresa, a través de su potente motor OCR (Reconocimiento óptico de Caracteres).
Document Capture para NAV: digitalización certificada de documentos para Dynamics 365 Business Central
Esta tecnología, permite la lectura y procesamiento de documentos de texto y archivos PDF que se almacenarán digitalmente, permitiendo de esta forma, el acceso a los mismos con todo tipo de detalles en segundos, sin la necesidad de archivarlos de forma física.
Todo ello facilitará el flujo de trabajo y la aprobación, igualmente, de compras end-to-end, garantizando un control absoluto de las mismas y permitiendo a los usuarios la aprobación de facturas a través de su cliente de Microsoft Dynamics NAV.
¿Por qué confiar en tecnología Microsoft?
Amplía funcionalidades al ritmo que crece tu empresa
Crece a tu ritmo, utilizando solo los bloques que necesites.
Disponible en todos los dispositivos
Cliente web, cliente de escritorio y app universal para smartphones y tablets.
Integración 360º
Conexión nativa con el resto de soluciones de Dynamics 365 e integración con software de terceros.
Despliegue en la nube
Despliega en una plataforma 100% cloud.
Funcionalidades de Document Capture
Registro automático de documentos
Los documentos de texto y archivos PDF son leídos y procesados de forma automática por Dynamics NAV, usando la premiada tecnología OCR. Mediante el uso pre-definido de direcciones y carpetas de correo electrónico en un servidor de archivos, todos los documentos recibidos se descargan automáticamente, de la misma manera que pueden ser escaneados y procesados por dicha tecnología.
Archivo digital de documentos
El almacenamiento digital de documentos de Document Capture te permitirá acceder a los mismos con todo tipo de detalles en segundos, sin la necesidad de archivarlos de forma física.
Estos se almacenan en una parte integral de Microsoft Dynamics NAV, garantizando así la recuperación de facturas basadas en los datos utilizados en los campos NAV; además de facturas basadas en la información registrada en las facturas originales, como los números de referencia específicos, números de proveedor o números de serie.
Digitalización certificada
La solución definitiva para el procesamiento de documentos dentro de Microsoft Dynamics NAV, ha recibido la homologación por parte de la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria).
De esta manera, el proceso de digitalización permite obtener copias digitalizadas de los documentos en papel que son válidas a nivel legal en todo el territorio español.
Aprobación rápida, completa y eficaz
La herramienta proporciona una visión actualizada de todas las facturas pendientes de aprobación, de quién es el responsable de tal aprobación, el estado actual de la misma, comentarios, documentos adjuntos y mucho más . Todo en tiempo real.
También cada aprobador puede asignar un aprobador sustituto en su ausencia, lo que significa que existe una mayor control sobre la contabilidad, garantizando así que todos los documentos siempre se aprueben en el momento adecuado.
Control sobre la contabilidad
Document Capture NAV incluye un avanzado conjunto de características para hacer coincidir de manera efectiva las facturas de compra con las órdenes de compra existentes. Esta tarea se puede realizar manualmente, o puede configurarse para ser realizada de forma automática. Igualmente se pueden configurar los umbrales de cada proveedor, lo que determina si una factura se puede contabilizar de forma automática o necesita la aprobación.
Ahorro de tiempo, espacio y dinero
Este proceso de digitalización certificada permite que los documentos originales en papel puedan ser destruidos y por tanto ya no solo se ahorre tiempo y esfuerzo, sino que ahora también se ahorre en espacio.
Además, se garantiza una base de datos de la cual se puede recuperar la factura digitalizada en cualquier momento, por ejemplo, a la hora de recibir una inspección o pasar una auditoría. De esta manera se garantiza una recuperación rápida y fiable de los documentos que agiliza los procesos administrativos.
