Bases de Datos en CRM: cómo utilizarla y gestionarla

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Las empresas modernas generan una enorme cantidad de datos que, gestionados de forma apropiada, pueden convertirse en una ventaja competitiva de valor incalculable. Eso sí, para poder aprovechar al máximo esta información, es necesario contar con un CRM (Customer Relationship Management) de calidad que permita organizarlos, analizarlos y utilizarlos de la forma más eficaz posible. ¡Descubre cómo exprimir tu base de datos con un CRM apropiado!

Funciones de la gestión de bases de datos con un CRM

Es posible que hayas escuchado que la gestión de una base de datos con CRM y el marketing son la pareja perfecta, y la verdad es que es cierto. Eso sí, conviene conocer todas las funciones de un software CRM de calidad, o al menos las más importantes, para comprender su importancia desde el minuto uno:

Si trabajas una base de datos en tu CRM, tendrás todos los datos relacionados con cada uno de tus clientes a mano, a tan solo un vistazo. Esto quiere decir que tendrás acceso a las fichas personales con sus datos, pero también que sabrás cuántas veces ha comprado, qué formas de pago ha utilizado o incluso cuál es su color favorito.
Todo lo anterior permite hacer marketing de cercanía o, mejor dicho, lanzar campañas personalizadas que sean mucho más eficientes. Cada cliente tiene unos gustos muy específicos, ¡y conocerlos te permitirá emplear mucho mejor tu tiempo y tu dinero!
El análisis de los datos del CRM y de las campañas de marketing te permitirá medir mucho mejor el ROI, el retorno de la inversión. O lo que es lo mismo, saber si estás acertando en tus campañas y, si no, saber en qué puedes estar fallando.
Además, otra de las funciones de pulir la base de datos para CRM es la notable mejoría de la comunicación interna de la compañía. El hecho de que todos los departamentos de la empresa tengan acceso a la misma información, actualizada en tiempo real, supone una gran ventaja competitiva.

Usar un CRM nos permite segmentar a nuestro público y ofrecer a cada persona el producto o servicio que es más probable que compre, ¡que al final es de lo que se trata! Además, nos permite mantener varios canales de comunicación directa con ellos, algo cada día más valorado por los consumidores que buscan un salto de calidad en este sentido con sus proveedores.

Sácale el máximo partido a la base de datos

Saber cómo exprimir los recursos de una base de datos de clientes con tu CRM es fundamental para optimizar tus estrategias de marketing, mejorar la relación con los clientes y aumentar las ventas. ¡Sigue estos consejos para conseguirlo!

Definir objetivos claros de segmentación para dirigir tus acciones de marketing de la forma más precisa y efectiva posible.
Recoger datos importantes sobre tus clientes, como sus interacciones en tu página web, tus formularios de registro, las encuestas que lances o las redes sociales de la empresa. Esto te permitirá alimentar tu base de datos en CRM para conocer mejor a tu público.
Limpiar y actualizar la base de datos con regularidad para garantizar la eficacia de tus estrategias de marketing, eliminando datos duplicados, corrigiendo errores y actualizando información obsoleta.
Cumplir con las normativas actuales, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), es básico a la hora de proteger la privacidad de los datos y evitar sanciones. ¡Elige un CRM con medidas de privacidad y protección de datos!
Garantizar la seguridad en el almacenamiento de datos para proteger la información almacenada en tu CRM.

Aplicar estas estrategias es lo que te permitirá explotar todo el potencial de tu base de datos CRM, ¡y hacerlo hará que tu relación con tus clientes sea más fuerte que nunca!

Mejores prácticas para maximizar el potencial de tu base de datos CRM

Ya te hemos contado por qué es importante alimentar y cuidar la base de datos de tu CRM, ¡ahora vamos a contarte algunas acciones concretas que puedes emprender para hacerlo con éxito en la tuya!

Confirmar que la información en tu CRM sea exacta y esté actualizada. Incluir datos incorrectos puede conducir a decisiones erróneas y afectar de forma muy negativa a la relación con los clientes.
Automatizar tareas sencillas que resulten repetitivas, como el envío de correos electrónicos de bienvenida o la calificación de clientes potenciales hará que los recursos humanos de tu empresa puedan centrarse en otras mucho más estratégicas y por ello importantes.
Determinar reglas y procesos claros sobre cómo introducir y gestionar datos en el CRM para que no haya errores ni pérdidas de información.
Elegir el CRM más apropiado para tus necesidades, prestando para ello atención hasta al más mínimo detalle.
Formar a tus empleados en el uso del CRM para que siempre gestionen los datos de la forma más efectiva posible.
Conectar la base de datos del CRM con herramientas como el correo electrónico, plataformas de marketing y soluciones de atención al cliente, que también se verán tremendamente beneficiadas por ello.

Con esto, y asegurándote de analizar y utilizar todos los datos de los que dispongas, identificarás oportunidades de negocio, mejorarás tus estrategias de marketing y te beneficiarás de una relación con los clientes que de verdad sume a tus objetivos.

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¿Con qué herramientas puede integrarse?

Un CRM para ventas de calidad como Microsoft Dynamics 365 Sales puede ser una gran herramienta de gestión comercial por sí misma, pero también puede convertirse en algo aún más grande si se sabe cómo exprimirla al máximo con otros softwares de interés empresarial.

Existen muchas posibilidades de integraciones que te ayudarán a centralizar y automatizar sistemas y datos. Un buen ejemplo de esto es la combinación del CRM con un ERP para obtener una visión global de toda la información de la empresa, o bien con aplicaciones y servicios de terceros (email marketing, formularios, chatbots para atención al cliente, call centers, redes sociales, etc.), cuya integración mejorará aún más las funcionalidades del CRM que hayas elegido.

Plataformas de marketing digital: conectar tu CRM con herramientas de terceros te permitirá automatizar campañas de correo electrónico, segmentar audiencias y analizar el rendimiento de tus estrategias de marketing.
Sistemas de gestión empresarial (ERP): soluciones como Microsoft Dynamics 365 Business Central dan acceso a una visión unificada de los datos, desde ventas hasta finanzas, influyendo de forma muy positiva en los procesos de toma de decisiones.
Redes sociales: enlazar tu CRM con plataformas como Facebook, Twitter o LinkedIn te permitirá monitorizar interacciones, gestionar comentarios y obtener información valiosa sobre las preferencias de tus clientes.
Herramientas de análisis de datos: softwares de Business Intelligence como Power BI permiten transformar los datos del CRM en métricas, lo que facilita su visualización y su análisis en tiempo real.
Aplicaciones de comunicación interna: conectar la base de datos del CRM con plataformas como Microsoft Teams mejora la colaboración entre equipos, permitiendo compartir información de clientes y coordinar estrategias de forma mucho más eficiente.

En el fondo, se trata de conocer las posibilidades del software, saber cómo puede ayudarte a crecer y contar con asesoramiento experto que te permita conectarlo con las mejores soluciones en función de qué necesite tu negocio. El resto es comodidad y mayor éxito en las ventas, ¡contacta con nosotros y haz que todo fluya en tu compañía!