La gestión de la información en la organización se constituye como eje o primera palanca de la estrategia de transformación digital de las organizaciones

En la medida que las organizaciones avanzan en su desarrollo y crecimiento tecnológico, la producción, distribución y gestión de información se eleva en forma exponencial, dado que los medios de procesamiento, recibo, envío y distribución de información se han diversificado y masificado en la empresa. Sin embargo, la realidad es otra y da lugar a estadísticas asombrosas, sacadas de diversos estudios:

  • El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel.

  • El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros.

  • El 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo.

  • El documento promedio es copiado 19 veces.

  • El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.

  • El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden.

  • El 3% de los documentos están mal archivados.

  • El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.

Definitivamente, los números hablan por sí solos. Y esa es la razón por la cual hoy en día las empresas se preocupan por conocer el impacto real del uso, consumo y abuso del papel en sus operaciones para así cambiar la vieja manera de trabajar por un sistema más eficiente. Este cambio de mentalidad obedece a la necesidad y a los beneficios que ofrecen una oficina automatizada, una oficina sin papel, los cuales se traducen en productividad, eficiencia y ahorro.

El futuro hacia una oficina sin papel

La oficina sin papel, más que una utopía, un sueño o una historia, realmente debe ser una inversión sobre un sistema de gestión documental o sistema para la gestión de la información que permite centralizar la información de la organización, ayudando en la eliminación de información redundante o duplicada. De esta forma, se evitará la necesidad de distribuir copias impresas de un mismo documento a múltiples departamentos o empleados; pues una vez actualizado un documento en un entorno de red, la nueva versión está inmediatamente disponible para todos los que tengan acceso autorizado.

Sin embargo, es necesario ir un paso más allá para abordar la gestión de la información como eje de la estrategia de transformación digital de las organizaciones. En Arbentia, queremos presentarte Document Capture con Microsoft Dynamics 365 Business Central o Microsoft Dynamics NAV, la combinación líder para la digitalización automática de documentos, que permite mejorar la gestión e integración de facturas de compra y otros documentos a través de un lector OCR Reconocimiento óptico de Caracteres) y que cuenta con la certificación digital homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

¿Qué es Document Capture?

Descubre cómo funciona la herramienta de digitalización certificada de documentos para Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV o Navision) en el siguiente webinar.

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